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Operamos a través de un sistema estandarizado de trabajo que comprende las etapas detalladas a continuación, el cual nos permite evaluar, analizar y definir la estrategia de BPO más adecuada para cada empresa.
EvaluaciónEtapa en la cual Profitline Business Development, en coordinación
con el cliente determina y obtiene un entendimiento de los diferentes
procesos del negocio, identificando aquellos que pueden ser objeto de
BPO, evaluando los riesgos de la operación y desarrollando un Plan de
Acción que es presentado al cliente.
El definir los siguientes puntos facilitará el proceso de Evaluación:
- Definir la persona que liderará el proceso de BPO en la empresa
- Coordinar la estrategia de la empresa con la estrategia del proceso de BPO
- Establecer un cronograma claro y detallado alrededor del proceso de BPO
La
experiencia de nuestro equipo de trabajo y nuestra filosofía de
trabajar en equipo con nuestros clientes nos permite presentar al
cliente un Plan de Acción que es consistente con las necesidades y
expectativas específicas de cada empresa.
TransiciónEtapa durante la cual se lleva a cabo la migración de los conocimientos, los sistemas y las capacidades operativas.
Objetivos de la TransiciónPreparar al operador del BPO para iniciar las operaciones seleccionadas
- Documentar los procesos, entrenar al personal a cargo de dichos procesos y ejecutar los procesos.
- Diseñar,
adquirir y ubicar la tecnología y los sistemas de comunicación
requeridos para lograr acceso a los sistemas del cliente.
- Terminar de definir el Acuerdo de Nivel de Servicios y las condiciones finales del contrato.
Planeación de la Transición
La
fase de Transición debe comenzar con el establecimiento de un Equipo de
Trabajo que ayudará a planear y ejecutar la transición de manera
efectiva.
Este Equipo de Trabajo tendrá representantes de Profitline
Business Development y del cliente, los cuales serán responsables de
ejecutar las tareas acordadas y garantizar la eficiente migración de
los procedimientos objetos del proceso de BPO.
Ejecución de la Planeación
Esta fase del proceso comprende los siguientes pasos:
- Transferencia
de Conocimientos, incluyendo la elaboración de procedimientos
operacionales y documentación, así como la capacitación a los operarios
para que ejecuten estos procesos eficientemente.
- Transferencia
de Tecnología, la cual permite identificar los requerimientos del
sistema que optimice la operación, selección de los equipos, ensayos e
instalación de la infraestructura técnica requerida.
Una vez cumplidos estos dos pasos se contará con la preparación necesaria para poder iniciar la operación.
Implementación
En
esta etapa se evalúa si la migración de procesos a Profitline Business
Development se llevó a cabo de manera satisfactoria y se asegura que
procesos interdependientes dentro de la empresa no han sido afectados
negativamente.
Esta implementación comprende los siguientes pasos:
- Definición del cronograma de ejecución del ensayo
- Coordinación logística del ensayo
- Ejecución
del cargue de la información en el sistema de Profitline Business
Development y descargue de la información del sistema del cliente,
manteniendo la continuidad de los procesos dentro de niveles de
servicio satisfactorios.
La implementación permite
asegurar que los procesos interdependientes no se han visto afectados,
que los recursos humanos disponibles son los adecuados y que la
operación cuenta con los recursos y la infraestructura necesaria para
mantener un Estado Estable.
Estado Estable
Esta etapa comprende
la entrega permanente y continua de los servicios y la información
ofrecida por Profitline Business Development dentro del Acuerdo de
Nivel de Servicios, durante el período de vigencia del contrato.
Igualmente
incluye el mejoramiento continuo de los procesos contratados, dentro de
un marco de dialogo y colaboración constante con el cliente.
Objetivos
Iniciar
y mantener una operación permanente y estable de los procesos sujetos
al BPO, ejecutados de acuerdo a las normas y procedimientos detallados
en el Acuerdo de Nivel de Servicios.
Mantener de manera estable la excelencia operativa de los siguientes parámetros:
- Seguridad y Continuidad del proceso.
- Seguimiento y Reportes de acuerdo a lo definido en el Acuerdo de Nivel de Servicio.
- Mejoramiento continuo de los procesos.
- Mejoramiento continuo del recurso humano.
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